KLAUZULA INFORMACYJNA DLA KLIENTA UBEZPIECZENIOWEGO i JEGO PRZEDSTAWICIELI – RODO

Zgodnie z wymaganiami ROZPORZĄDZENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwanego dalej „RODO” informujemy, że:

I. ADMINISTRATOR DANYCH

Administratorem danych osobowych jest Sparta Services sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (01-797), ul. Powązkowska 15 (“Administrator”). Z Administratorem można się skontaktować poprzez adres e-mail: biuro@spartaservices.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora.

II. INSPEKTOR OCHRONY DANYCH

Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych („IOD”), z którym można kontaktować się w sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych poprzez adres e-mail: iodo@spartaservices.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.

III. ZAKRES PODMIOTOWY INFORMACJI

Niniejsza informacja dotyczy przetwarzania przez Administratora danych osobowych następujących kategorii osób: a) klientów Administratora będących osobami fizycznymi (“Klienci”); b) osób reprezentujących klientów – zarówno będących osobami fizycznymi, jak i będących osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej (“Przedstawiciele”).

IV. ŹRÓDŁO POZYSKANIA DANYCH

Dane osobowe są pozyskiwane bezpośrednio od Państwa lub od klienta, w imieniu którego Państwo występują. Administrator przetwarza dane Przedstawicieli w następującym zakresie: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, fakt współpracy z danym klientem, a w przypadku reprezentowania klienta przy zawieraniu umowy – również rodzaj umocowania i pełnioną funkcję.

V. CEL I PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH 

Administrator przetwarza dane osobowe Klientów i Przedstawicieli w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:
1. w celu świadczenia na rzecz Klienta usług pośrednictwa ubezpieczeniowego, w tym dopasowania i przedstawienia Klientowi aktualnej oferty usług ubezpieczeniowych podmiotów, z którymi współpracuje Administrator – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, z uwagi na to, iż przetwarzanie danych jest niezbędne do zawarcia i wykonywania umowy świadczenia usług pośrednictwa ubezpieczeniowego zawartej pomiędzy Klientem a Administratorem;
2. w celu zawarcia i wykonywania umowy zawartej pomiędzy Administratorem a klientem, w imieniu którego występuje Przedstawiciel, w tym w celu weryfikacji uprawnienia do reprezentowania tego podmiotu przy zawieraniu umowy oraz w celu bieżących kontaktów na potrzeby realizacji umowy, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
3. w celu dokonania rozliczenia wynagrodzenia z instytucjami prowadzącymi działalność ubezpieczeniową i reasekuracyjną, z którymi klienci zawarli umowę za pośrednictwem Administratora, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
4. w celu realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze dotyczących m.in. prowadzenia rachunkowości i dokumentacji księgowej (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z przepisami prawa podatkowego i ustawy o rachunkowości);
5. w celu wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze wynikających z ustawy o dystrybucji ubezpieczeń, w tym przeprowadzenia analizy potrzeb klienta – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z ustawą o dystrybucji ubezpieczeń;
6. w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami, jakie mogą wystąpić w związku ze świadczeniem przez Administratora usług na rzecz klienta, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
7. w celu obsługi zapytań kierowanych do Administratora, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
8. w celu obsługi wniosków dotyczących realizacji praw wynikających z RODO oraz prowadzenia związanej z nimi korespondencji, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, gdyż jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze na mocy art. 12 ust. 1-3 RODO oraz w celu archiwizacji tej korespondencji, do celów dowodowych i wykazania, że Administrator w terminie ustosunkował się do przesłanego wniosku, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
9. w celu przyjęcia, obsługi i rozpatrzenia reklamacji dotyczącej usług pośrednictwa ubezpieczeniowego świadczonych przez Administratora jako multiagenta ubezpieczeniowego, w zakresie niezwiązanym z udzielaną ochroną ubezpieczeniową, oraz w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa dotyczących postępowania reklamacyjnego, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z ustawą o rozpatrywaniu reklamacji przez podmioty rynku finansowego, o Rzeczniku Finansowym i o Funduszu Edukacji Finansowej;
10. w celu przekazywania Klientom informacji handlowych dotyczących produktów i usług ubezpieczeniowych oferowanych przez współpracujące z Administratorem towarzystwa ubezpieczeniowe, na podstawie zgody Klienta (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

VI. OBOWIĄZEK LUB DOBROWOLNOŚĆ PODANIA DANYCH

W przypadku podania danych bezpośrednio przez Klienta lub Przedstawiciela jest to dobrowolne, ale niezbędne do realizacji powyższych celów.

VII. ODBIORCY DANYCH

Odbiorcami danych osobowych są: 1) upoważniony do tego personel Administratora, 2) podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Administratora, na podstawie zawartych umów powierzenia, dla wypełnienia celów, dla jakich dane te są zbierane (w szczególności podmioty dostarczające rozwiązania IT oraz świadczące usługi IT i wsparcia technicznego, podmioty świadczące obsługę księgową, prawną), 3) towarzystwa ubezpieczeniowe, których ofertę przedstawia Administrator, 4) banki, kurierzy, operatorzy pocztowi, 5) podmioty upoważnione na podstawie przepisów prawa.
Administrator nie zamierza przekazywać danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (“EOG”). W przypadku, gdyby w przyszłości konieczne było przesyłanie danych osobowych poza EOG, może to nastąpić wyłącznie z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń, stosownie do rozdziału V RODO. Takimi zabezpieczeniami są w szczególności decyzja Komisji Europejskiej o zapewnianiu przez dane państwo trzecie adekwatnych zabezpieczeń danych osobowych lub Standardowe Klauzule Umowne UE. W takich przypadkach mogą Państwo zażądać kopii tych odpowiednich zabezpieczeń.

VIII. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Państwa dane osobowe są przechowywane przez Administratora przez czas świadczenia usługi pośrednictwa ubezpieczeniowego oraz przez cały okres obowiązywania produktu ubezpieczeniowego, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń lub do upływu okresu obowiązkowego przechowywania danych zgodnie z właściwymi przepisami prawa.

IX. PRZYSŁUGUJĄCE PRAWA

Osobom, których dane osobowe są przetwarzane przez Administratora, przysługują następujące prawa:

1. żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania,
2. w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych osobowych jest umowa lub zgoda, a dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany – prawo do przenoszenia danych osobowych,
3. w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora – prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją danej osoby,
4. w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda – prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
5. wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

X. PRZETWARZANIE DANYCH W SPOSÓB ZAUTOMATYZOWANY

Wobec osób, których dane są przetwarzane, Administrator nie będzie podejmował decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.