Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych kontrahentów Sparta Services spółka z ograniczoną odpowiedzialnością siedzibą w Warszawie oraz osób reprezentujących kontrahentów

[Administrator]

Administratorem danych osobowych jest Sparta Services sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (01-797), ul. Powązkowska 15, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000629336, NIP: 5311694823, REGON: 365032320 („Spółka”).

Ze Spółką można kontaktować się listownie na wskazany wyżej adres siedziby lub mailowo pod adresem e-mail: iodo@spartaservices.pl

[Zakres podmiotowy informacji]

Niniejsza informacja dotyczy przetwarzania przez Spółkę danych osobowych następujących kategorii osób:

• kontrahentów Spółki będących osobami fizycznymi („Kontrahenci”),
• osób reprezentujących, pracowników i współpracowników („Przedstawiciele”) kontrahentów (zarówno będących osobami fizycznymi, jak i kontrahentów będących osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej).

[Źródło pozyskania danych]

Dane osobowe są pozyskiwane bezpośrednio od Państwa lub kontrahenta, w imieniu którego Państwo występują. Spółka przetwarza dane Przedstawicieli w następującym zakresie: imię, nazwisko, służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu, fakt współpracy z danym kontrahentem, a w przypadku reprezentowania kontrahenta przy zawieraniu umowy – również rodzaj umocowania i pełnioną funkcję.

[Cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych]

Spółka przetwarza dane osobowe Kontrahentów w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

1. w celu zawarcia i wykonywania umowy – na postawie art. 6 ust. 1 lit. b) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; dalej „RODO”);
2. w celu realizacji obowiązków prawnych ciążących na Spółce dotyczących m. in. prowadzenia rachunkowości i dokumentacji księgowej – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z przepisami prawa podatkowego i ustawy o rachunkowości;
3. w celu ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń, co stanowi prawnie uzasadniony interes Spółki zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

Spółka przetwarza dane osobowe Przedstawicieli w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

1. w celu zawarcia i wykonywania umowy zawartej pomiędzy Spółką a kontrahentem, w imieniu którego występuje Przedstawiciel, w tym w celu weryfikacji uprawnienia do reprezentowania tego podmiotu przy zawieraniu umowy oraz w celu bieżących kontaktów na potrzeby realizacji umowy, co stanowi prawnie uzasadniony interes Spółki zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
2. w celu realizacji obowiązków prawnych ciążących na Spółce dotyczących m. in. prowadzenia rachunkowości i dokumentacji księgowej – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z przepisami prawa podatkowego i ustawy o rachunkowości;
3. w celu ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń, co stanowi prawnie uzasadniony interes Spółki zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

[Okres przechowywania danych osobowych]

Dane osobowe przetwarzane w celu realizacji obowiązków prawnych będą przechowywane przez czas, w którym przepisy prawa nakazują przechowanie danych. Dane osobowe przetwarzane w celu zawarcia i realizacji umowy będą przetwarzane przez okres niezbędny do jej realizacji i rozliczenia, co może być w stosownych wypadkach przedłużone o okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych. Dane osobowe przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Spółki będą przetwarzane do czasu skutecznego złożenia sprzeciwu lub ustania tego interesu, np. dane przetwarzane w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami będą przetwarzane przez czas równy okresowi przedawnienia tych roszczeń.

[Obowiązek lub dobrowolność podania danych]

W przypadku podania danych bezpośrednio przez Kontrahenta lub Przedstawiciela jest to dobrowolne, ale niezbędne do realizacji powyższych celów.

[Odbiorcy danych]

Odbiorcami danych osobowych są:

1. upoważniony do tego personel Spółki,
2. podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Spółki, na podstawie zawartych umów powierzenia, dla wypełnienia celów, dla jakich dane te są zbierane (w szczególności podmioty dostarczające rozwiązania IT oraz świadczące usługi IT i wsparcia technicznego, podmioty świadczące obsługę księgową, prawną),
3. banki, kurierzy, operatorzy pocztowi,
4. podmioty upoważnione na podstawie przepisów prawa.

Spółka nie zamierza przekazywać danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy („EOG”). W przypadku, gdyby w przyszłości konieczne było przesyłanie danych osobowych poza EOG, może to nastąpić wyłącznie z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń, stosownie do rozdziału V RODO. Takimi zabezpieczeniami są w szczególności decyzja Komisji Europejskiej o zapewnianiu przez dane państwo trzecie adekwatnych zabezpieczeń danych osobowych lub Standardowe Klauzule Umowne UE. W takich przypadkach możesz zażądać kopii tych odpowiednich zabezpieczeń.

[Przysługujące prawa]

W związku z przetwarzaniem przez Spółkę danych osobowych osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

1. żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania,
2. w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych osobowych jest umowa, a dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany – prawo do przenoszenia danych osobowych,
3. w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Spółki – prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją danej osoby,
4. wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

[Zautomatyzowane podejmowanie decyzji]

Wobec osób, których dane są przetwarzane, Spółka nie będzie podejmowała decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.