REGULAMIN ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH DLA SYGNALISTÓW W SPARTA SERVICES SP. Z O.O.

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE
Regulamin zgłoszeń wewnętrznych określa:

• zasady zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych,
• naruszenia prawa podlegające zgłoszeniu,
• osoby uprawnione do zgłoszenia naruszenia prawa i ich uprawniania,
• kanały zgłoszeń wewnętrznych,
• podmiot upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych,
• informacje na temat trybu zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich;
• zasady ochrony danych osobowych w zakresie objętym Regulaminem.

Regulamin opracowany został na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 poz.928).
Ustalając procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych zapewnia się pełną poufność procesowania, i przebiegu postępowania, w tym zapewnia poufność wszelkich informacji zawartych w Zgłoszeniu, jak i tożsamości Zgłaszającego.

II. DEFINICJE
Użyte w Regulaminie pisane wielką literą wyrazy i zwroty mają następujące znaczenie:

Działania odwetowe – oznaczają bezpośrednie lub pośrednie działania lub zaniechania w kontekście związanym z pracą, które są spowodowane Zgłoszeniem i które naruszają lub mogą naruszyć prawa Sygnalisty, a także które wyrządzają lub mogą wyrządzać nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście.
Działania następcze – oznaczają działania podjęte przez Pełnomocnika ds. Zgłoszeń lub Spółkę w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w Zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem Zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające.
Naruszenie – oznacza wszelkie występujące w ramach prowadzonej przez Spółkę działalności działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

• korupcji,
• zamówień publicznych,
• usług, produktów i rynków finansowych,
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
• bezpieczeństwa transportu,
• ochrony środowiska,
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
• bezpieczeństwa żywności i pasz,
• zdrowia i dobrostanu zwierząt,
• zdrowia publicznego,
• ochrony konsumentów,
• ochrony prywatności i danych osobowych,
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
• interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
• konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązanych z dziedzinami wskazanymi w pkt a–p powyżej.

Osoba pomagająca w dokonaniu Zgłoszenia – oznacza osobę fizyczną, która pomaga Sygnaliście w Zgłoszeniu.
Osoba powiązana z Sygnalistą – oznacza osobę fizyczną, która może doświadczyć Działań odwetowych, w tym współpracownik lub członek rodziny Sygnalisty.
Pełnomocnik ds. Zgłoszeń – oznacza upoważnionego pracownika Spółki, odpowiedzialnego za przyjmowanie Zgłoszeń i podejmowanie Działań następczych.
Regulamin – oznacza niniejszy Regulamin zgłoszeń wewnętrznych dla Sygnalistów.
Spółka – oznacza spółkę pod firmą SPARTA SERVICES spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie (01-797) przy ul. Powązkowskiej 15, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000629336, NIP 5311694823.
Sygnalista – oznacza osobę zgłaszającą Naruszenie w kontekście związanym z pracą, zatrudnioną obecnie lub w przeszłości przez Spółkę, jak również ubiegającą się o zatrudnienie, na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, także jako pracownik tymczasowy lub odbywający staż, praktyki albo wolontariat. Definicja obejmuje również prokurentów, wspólników, członków organów Spółki, a także osoby świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy.
Środki zaradcze – środki podejmowane przez Spółkę w przypadku stwierdzenia Naruszenia.
Ustawa – oznacza Ustawę z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 poz.928).
Zgłoszenie – oznacza przekazanie przez Sygnalistę informacji dotyczącej Naruszenia w Spółce w sposób określony w Regulaminie.

III. ZGŁASZANIE NARUSZEŃ PRZEZ SYGNALISTĘ
Zgłoszenia dokonuje Sygnalista, który uzyskał informację o Naruszeniu.

W celu zapewnienia pełnej ochrony Sygnalisty oraz możliwie najszybszego i rzetelnego rozpatrzeniaZgłoszenia na podstawie art. 7 ust. 1 Ustawy, Zgłoszenia anonimowe nie podlegają rozpoznaniu w
trybie określonym w Regulaminie, jednakże również takie Zgłoszenia poddane będą analizie przez
Pełnomocnika ds. Zgłoszeń pod kątem konieczności podjęcia Środków zaradczych, w celu
wyeliminowania zgłoszonych nieprawidłowości.

Zgłoszenie może zostać dokonane wyłącznie przy wykorzystaniu jednego z poniższych kanałów
komunikacji:

• drogą elektroniczną w formie wiadomości e-mail na adres: sygnalisci@spartaservices.pl,
• w formie pisemnej poprzez wysłanie Zgłoszenia na adres siedziby Spółki: ul. Powązkowska 15, 01-797 Warszawa, z dopiskiem „DO RĄK WŁASNYCH PEŁNOMOCNIKA DS. ZGŁOSZEŃ”,
• osobiście poprzez spotkanie z Pełnomocnikiem ds. Zgłoszeń, zorganizowane w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku o spotkanie, po uprzednim ustaleniu terminu spotkania, mailowo pod adresem: sygnalisci@spartaservices.pl lub telefonicznie pod numerem: +48 795 444 173,
• w formie rozmowy telefonicznej z Pełnomocnikiem ds. Zgłoszeń, zorganizowanej w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku o rozmowę, po uprzednim ustaleniu terminu rozmowy, mailowo pod adresem: sygnalisci@spartaservices.pl lub telefonicznie pod numerem: +48 795 444 173.

Zgłoszenie w celu umożliwienia Spółce weryfikacji Zgłoszenia i wszczęcia postępowania wyjaśniającego w sprawie Zgłoszenia, w zależności od wiadomości i dowodów posiadanych przez Sygnalistę, powinno zawierać wszelkie posiadane przez Sygnalistę informacje dotyczące Naruszenia, w związku z tym zaleca się podanie w Zgłoszeniu co najmniej:

• dane Sygnalisty (imię i nazwisko, dane kontaktowe),
• opis Naruszenia,
• wskazanie osób mających wiedzę o Naruszeniu (sprawców, świadków, pokrzywdzonych itd.);
• wszelkie dowody potwierdzające okoliczności przedstawione w Zgłoszeniu.

W celu dokonania Zgłoszenia Sygnalista może skorzystać ze wzoru formularza Zgłoszenia Naruszenia, stanowiącego Załącznik nr 1 do Regulaminu.

Do przyjmowania Zgłoszeń oraz do prowadzenia Działań następczych upoważniony jest Pełnomocnik ds. Zgłoszeń. Pełnomocnika ds. Zgłoszeń powołuje i odwołuje Zarząd Spółki.

Zgłoszenie dokonane telefonicznie lub ustnie jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez Pełnomocnika ds. Zgłoszeń. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez ich podpisanie.

Po otrzymaniu Zgłoszenia, Pełnomocnik ds. Zgłoszeń, w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, potwierdza Sygnaliście przyjęcie Zgłoszenia.

W przypadku ponownego Zgłoszenia dotyczącego Naruszenia, w sprawie którego przeprowadzone zostało już postępowanie wyjaśniające, gdy ponowne Zgłoszenie nie zawiera nowych lub dodatkowych informacji, Pełnomocnik ds. Zgłoszeń może zdecydować o pozostawieniu zgłoszenia bez rozpoznania, informując o tym Sygnalistę wraz z uzasadnieniem.

IV. DZIAŁANIA NASTĘPCZE
Po otrzymaniu Zgłoszenia Pełnomocnik ds. Zgłoszeń niezwłocznie przystępuje do jego wstępnej weryfikacji w celu ustalenia, czy podlega ono rozpoznaniu w ramach procedury określonej w Regulaminie, tj. w szczególności czy pochodzi od Sygnalisty lub czy dotyczy Naruszenia.

Jeżeli Zgłoszenie dotyczy Naruszenia występującego przy realizacji procedury określonej w Regulaminie lub bezpośrednio Pełnomocnika ds. Zgłoszeń albo też Pełnomocnik ds. Zgłoszeń jest osobą dokonującą Zgłoszenia to wówczas jest on wyłączony od rozpoznania sprawy. W takim przypadku Pełnomocnik ds. Zgłoszeń przekazuje Zgłoszenie do Zarządu Spółki, który następnie wyznacza inną właściwą osobę do prowadzenia postępowania, w miejsce Pełnomocnika ds. Zgłoszeń.

Jeżeli informacje przekazane w ramach Zgłoszenia są zbyt ogólne i nie umożliwiają wstępnej weryfikacji Zgłoszenia, Pełnomocnik ds. Zgłoszeń nie podejmuje dalszego postępowania wyjaśniającego, o czym informuje Sygnalistę wraz z podaniem uzasadnienia. Pełnomocnik ds. Zgłoszeń nie podejmuje dalszego postępowania wyjaśniającego również w przypadku gdy już po przeprowadzeniu wstępnej weryfikacji stwierdzi, że Zgłoszenie nie podlega rozpoznaniu w ramach
procedury określonej w Regulaminie, tj. w szczególności nie pochodzi od Sygnalisty lub nie dotyczy Naruszenia. O pozostawieniu Zgłoszenia bez rozpoznania Pełnomocnik ds. Zgłoszeń informuje Sygnalistę wraz z podaniem uzasadnienia.

W przypadku gdy po wstępnej weryfikacji Zgłoszenia Pełnomocnik ds. Zgłoszeń uzna, że podlega ono rozpoznaniu w ramach procedury określonej w Regulaminie, tj. w szczególności Zgłoszenie budzi uzasadnione podejrzenie, że Naruszenie miało miejsce, Pełnomocnik ds. Zgłoszeń podejmuje
Działania następcze i rozpoczyna postępowanie wyjaśniające.

Działania następcze, w tym postępowanie wyjaśniające oraz Środki zaradcze podejmowane są przez Spółkę w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia.

Postępowanie wyjaśniające prowadzone jest przez zespół składający się z Pełnomocnika ds. Zgłoszeń oraz jedną osobę wyznaczoną przez Pełnomocnika ds. Zgłoszeń z zastrzeżeniem ust. IV pkt 2 powyżej oraz z zastrzeżeniem, że członkiem zespołu prowadzącego postępowanie wyjaśniające nie może być:
Sygnalista i osoba dla niego bliska, osoba, której dotyczy Zgłoszenie i osoba dla niej bliska, osoba będąca bezpośrednim podwładnym Sygnalisty lub osoby, której dotyczy Zgłoszenie.

Do wykonywania określonych czynności w ramach postępowania wyjaśniającego Pełnomocnik ds. Zgłoszeń może powoływać również zewnętrznych ekspertów.

W toku postępowania wyjaśniającego zespół powołany do prowadzenia tego postępowania w szczególności:

• zabezpiecza wszelkie materiały mogące stanowić dowody Naruszenia,
• jeżeli wymagają tego okoliczności sprawy, uzyskuje ustne lub pisemne wyjaśnienia od osoby, której dotyczy Zgłoszenie,
• w miarę potrzeby konsultuje w niezbędnym zakresie zebrane materiały i informacje z Sygnalistą i przeprowadza jego wysłuchanie,
• w zależności od okoliczności sprawy, uzyskuje ustne lub pisemne wyjaśnienia od pracowników Spółki, występuje do odpowiednich pracowników lub działów Spółki o niezbędne dokumenty i dane oraz w miarę potrzeby uzyskuje dostęp do pomieszczeń lub urządzeń Spółki.

Po zakończeniu Działań następczych, w tym postępowania wyjaśniającego, jednak nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia, Pełnomocnik ds. Zgłoszeń przekazuje Sygnaliście informację zwrotną dotyczącą podjętych w sprawie Zgłoszenia Działań następczych i wprowadzonych Środków zaradczych w przypadku stwierdzenia Naruszenia.

V. ŚRODKI ZARADCZE
Z ustaleń poczynionych podczas postępowania wyjaśniającego zespół prowadzący to postępowanie sporządza protokół końcowy, który przedkłada Zarządowi Spółki. Protokół ten zawiera opis ustalonego stanu faktycznego, w tym ustalone Naruszenia i ich przyczyny, zakres i skutki Naruszeń oraz osoby za nie odpowiedzialne.

Wraz z protokołem końcowym zespół prowadzący postępowanie wyjaśniające załącza propozycje Środków zaradczych, którymi w szczególności mogą być:

• przekazanie sprawy do właściwego organu administracji, prokuratury, Policji lub sądu – stosownie do właściwości – w celu prowadzenia postępowania zgodnie z obowiązującymi przepisami,
• zmiana funkcjonowania lub przebiegu procesu biznesowego, aby zapobiec w przyszłości Naruszeniom (m.in. zmiany strukturalne, przesunięcie kompetencji),
• podjęcie działań wewnętrznych indywidualnych, w tym zastosowanie środków odpowiedzialności pracowniczej (porządkowej i/lub materialnej), rozwiązanie stosunku umowy z konkretnym sprawcą Naruszenia,
• przeprowadzenie dodatkowych działań edukacyjnych lub szkoleniowych,
• wyeliminowanie praktyk naruszających prawo.

VI. REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH
Każde Zgłoszenie podlega wpisowi do Rejestru Zgłoszeń Wewnętrznych, prowadzonego przez Pełnomocnika ds. Zgłoszeń w formie pisemnej lub elektronicznej.

Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych zawiera następujące informacje: Numer Zgłoszenia, Przedmiot Naruszenia, Data dokonania Zgłoszenia, Dane osobowe i kontaktowe Sygnalisty, Dane osobowe osoby, której dotyczy Zgłoszenie, Informacja o podjętych Działaniach następczych, Informacja o podjętych Środkach naprawczych, Data zakończenia sprawy, Uwagi.

W przypadku Zgłoszeń niepodlegających rozpoznaniu zgodnie z procedurą określoną Regulaminem wpisuje się w polu „Uwagi” informację o pozostawieniu Zgłoszenia bez rozpoznania.

Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przechowywane są przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono Działania następcze.

VII. ŚRODKI OCHRONY SYGNALISTY
Wprowadza się bezwzględny zakaz podejmowania jakichkolwiek Działań odwetowych wobec Sygnalisty.

Ochrona przed Działaniami odwetowymi przysługuje osobie posiadającej status Sygnalisty oraz trwa przez cały okres prowadzenia Postępowania w sprawie Zgłoszenia i po jego zakończeniu zgodnie z Ustawą.

Przyznanie statusu Sygnalisty nie zwalnia z należytego wykonywania podstawowych obowiązków pracowniczych.

Sygnaliście przysługuje ochrona przed Działaniami odwetowymi, w tym w szczególności:

• odmową nawiązania stosunku pracy,
• wypowiedzeniem lub rozwiązaniem bez wypowiedzenia stosunku pracy,
• nie zawarciem umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarciem kolejnej
• umowy o pracę na czas określony lub nie zawarciem umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę
• na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,
• obniżeniem wynagrodzenia za pracę,
• wstrzymaniem awansu albo pominięciem przy awansowaniu,
• pominięciem przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą,
• przeniesieniem pracownika na niższe stanowisko pracy,
• zawieszeniem w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,
• przekazaniem innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych,
• niekorzystną zmianą miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,
• negatywną oceną wyników pracy lub negatywną opinię o pracy,
• nałożeniem lub zastosowaniem środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze,
• przymusem, zastraszaniem, wykluczeniem, mobbingiem, dyskryminacją,
• niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniem,
• wstrzymaniem udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,
• nieuzasadnionym skierowaniem na badanie lekarskie, w tym badanie psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują
• możliwość skierowania pracownika na takie badanie,
• działaniem zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego,
• spowodowaniem straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu; wyrządzeniem innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniem dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

Postanowienia w zakresie ochrony stosuje się ponadto do Osoby pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia oraz Osoby powiązanej z Sygnalistą.

Do czasu zakończenia postępowania wyjaśniającego, niezbędnymi środkami ochrony objęte są również osoby, których dotyczy Zgłoszenie, w szczególności dotyczy to ochrony poufności tożsamości.

Sygnalista, który podejrzewa, że może stać się lub stał się celem Działań odwetowych powinien niniejszy fakt zgłosić do Pełnomocnika ds. Zgłoszeń.

VIII. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
Spółka po otrzymaniu Zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia Zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego Działania następczego.

Przetwarzanie danych osobowych Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie odbywa się zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 65/46/WE (RODO).

Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania Zgłoszenia nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

Dane osobowe Sygnalisty oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba, że za wyraźną zgodą Sygnalisty.

Dane osobowe osoby, której dotyczy Zgłoszenie są zbierane i przetwarzane w związku z otrzymaniem Zgłoszenia w celu weryfikacji Zgłoszenia oraz podjęcia Działań następczych, bez zgody tej osoby.

Spółka realizuje obowiązek informacyjny wobec Sygnalisty oraz wobec osoby, której dotyczy Zgłoszenie zgodnie z art. 13 i 14 RODO.

Ochrona poufności obejmuje tożsamość Sygnalistów oraz osób wymienionych w zgłoszeniu, jak również Osób pomagających w dokonaniu Zgłoszenia. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

Do zachowania poufności tożsamości Sygnalistów oraz osób wymienionych w zgłoszeniu zobowiązani są również nieupoważnieni pracownicy, którzy w sposób bezprawny, przypadkowy i niezamierzony weszli w posiadanie tych informacji.
Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem Zgłoszenia lub podjęciem Działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono Działania następcze lub po zakończeniu postępowań
zainicjowanych tymi działaniami. Po tym okresie dane osobowe oraz dokumenty związane z tym Zgłoszeniem są niszczone, chyba że dokumenty te stanowią część akt sądowych lub sądowo-administracyjnych.

IX. ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE
Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania Zgłoszenia.

Informacje o naruszeniu prawa można przekazać do organu publicznego właściwego do przyjęcia zgłoszenia lub Rzecznika Praw Obywatelskich.

Sygnalista przekazuje informacje o naruszeniu kanałami udostępnionymi przez organ publiczny do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych.

Informacje dotyczące zasad przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych przez organ publiczny dostępne są na stronie Biuletynu Informacji Publicznej organu publicznego.

X. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Niniejszy Regulamin wchodzi w życie w terminie 7 dni od dnia jego przyjęcia przez Zarząd Spółki.

Z niniejszym Regulaminem zapoznają się wszyscy pracownicy (osoby świadczące pracę bez względu na podstawę zatrudnienia) oraz osoby współpracujące na podstawie umowy cywilnoprawnej, w tym nowo zatrudnieni przed dopuszczeniem ich do pracy. Wzór oświadczenia o zapoznaniu się z Regulaminem stanowi Załącznik nr 2 do Regulaminu.

Osobę ubiegającą się w Spółce o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług informuje się każdorazowo o tym, że Regulamin dostępny jest na stronie internetowej Spółki. Osobie takiej można przekazać również pisemną Informację dla kandydata o Regulaminie, której wzór stanowi Załącznik nr 3 do Regulaminu.

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy Ustawy.

ZAŁĄCZNIKI:
Załącznik nr 1 – wzór Formularza Zgłoszenia Naruszenia wraz z klauzulą informacyjną dla Sygnalistów.