RODO

POLITYKA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Zgodnie z wymaganiami ROZPORZĄDZENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwanego dalej „RODO” informujemy, że:

I. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem danych osobowych zwanym dalej  „Administratorem” jest:

Sparta Services sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (01-797) przy ul. Powązkowskiej 15.

Administrator danych osobowych odpowiada za wykorzystanie danych osobowych w sposób bezpieczny, zgodny z celami w jakich zostały zebrane oraz zgodny z obowiązującymi przepisami prawa.

II. KONTAKT Z ADMINISTRATOREM

Dane kontaktowe Administratora:

– telefon: 22 365-01-15,

– e-mail: biuro@spartaservices.pl

– adres do korespondencji: u. Powązkowska 15, 01-797 Warszawa.

III. POSTANOWIENIA OGÓLNE

Uzyskane dane osobowe wykorzystujemy tylko w prawnie uzasadnionych celach w jakich dane te zostały zebrane. Zakres danych osobowych, cel ich przetwarzania, podstawa prawna takiego przetwarzania, okres przetwarzania i kategorie odbiorców danych wynikają z wymagań prawnych ciążących na Administratorze oraz z charakteru i zakresu działań podejmowanych przez osobę, której dane dotyczą.

IV. CEL PRZETWARZANIA, PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA ORAZ OKRES, PRZEZ KTÓRY DANE OSOBOWE BĘDĄ PRZECHOWYWANE

Administrator wskazuje, że opisane poniżej okresy przechowywania (przetwarzania) danych osobowych są powiązane z celami i podstawami faktycznymi oraz prawnymi ich przetwarzania. Państwa dane osobowe będą przetwarzane są przez Administratora przez okres wynikający z przepisów prawa, a w przypadku braku stosownych wytycznych wynikających z przepisów prawa, przez okres ustalony każdorazowo stosownie do charakteru przekazanych danych osobowych.

Jeżeli nie znaleźli Państwo informacji na temat przetwarzania Państwa danych osobowych – w każdej chwili mogą Państwo skontaktować się w tej sprawie z Administratorem.

• Cel przetwarzania danych: Podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy, w tym umów ubezpieczenia. Zawarcie i wykonywanie umowy, w tym umowy ubezpieczenia.
  Podstawa prawna przetwarzania: Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO („wykonanie umowy”)
  Okres przechowywania: Dane są przechowywane przez okres niezbędny do wykonania, rozwiązania lub wygaśnięcia umowy oraz przez okres, po którym przedawnią się ewentualne roszczenia.

• Cel przetwarzania danych: Prowadzenie czynności związanych z procesem likwidacji szkód.
  Podstawa prawna przetwarzania: Artykuł 6 ust. 1 lit. f) RODO („prawnie uzasadniony interes Administratora wyrażający się na dochodzeniu roszczeń lub obronie przed takimi roszczeniami’)
  Okres przechowywania: Okres trwania umowy, a po zakończeniu jej obowiązywania do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń z niej wynikających (co do zasady 3 lata, maksymalnie 6 lat).

• Cel przetwarzania danych: Odpowiedź na zapytania kierowane do Administratora za pośrednictwem stron internetowych lub drogą e-mail.
  Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO („prawnie uzasadnione Administratora”).
  Okres przechowywania: Nie dłużej niż przez okres 3-lat liczonych od 1 stycznia kolejnego roku, w którym skierowane zostało zapytanie.

• Cel przetwarzania danych: Archiwizacja dokumentacji (np. umowy, dokumenty rozliczeniowe).
  Podstawa prawna przetwarzania: Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO („wypełnienie obowiązku prawnego”) w zawiązku z art. 74 ust. 2 Ustawy o rachunkowości oraz w związku z art. 86 § 1 Ustawy Ordynacja Podatkowa.
  Okres przechowywania: Dane są przechowywane przez okres w którym przepisy nakazują przechowywanie ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych (tj. przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dotyczą) oraz przez okres, po którym przedawnią się ewentualne zobowiązania podatkowe.

• Cel przetwarzania danych: Udzielanie odpowiedzi na reklamacje w terminie i formie przewidzianych przepisami.
  Podstawa prawna przetwarzania: Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO („wypełnienie obowiązku prawnego”)
  Okres przechowywania: Dane są przechowywane przez okres 1 roku po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji, a później przez okres, po którym przedawnią się ewentualne roszczenia.

• Cel przetwarzania danych: Marketing bezpośredni.
  Podstawa prawna przetwarzania: Artykuł 6 ust. 1 lit. f) RODO („prawnie uzasadniony interes Administratora”)
  Okres przechowywania: Okres trwania umowy, a po zakończeniu jej obowiązywania do czasu upływu terminów roszczeń z niej wynikających (co do zasady 3 lata, maksymalnie 6 lat). Administrator nie będzie jednak przetwarzać danych w celu marketingu bezpośredniego w przypadku skutecznego sprzeciwu.

V. ODBIORCY DANYCH

Administrator korzysta on z usług współpracujących z nim podmiotów zewnętrznych. Dane osobowe przekazywane są do podmiotów zewnętrznych wyłącznie wtedy i w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do realizacji celów przetwarzania. Przekazane dane osobowe  podmiotom zewnętrznym mogą wykorzystać wyłącznie w celu realizacji zadania zleconego przez Administratora.

Dane osobowe mogą być przekazane następującym odbiorcom:

• towarzystwom ubezpieczeniowym oraz podmiotom z nimi powiązanym – w zakresie niezbędnym do zawarcia i wykonywania umowy oraz procesu likwidacji szkody
• podmiotom prowadzącym działalność pocztową, kurierską i podobną – w zakresie niezbędnym do zrealizowania dostawy i korespondencji,
• wybranym podmiotom działającym na zlecenie Administratora przy obsłudze spraw księgowych, podatkowych, doradczych, prawnych i windykacyjnych (w tym podmiotom nabywającym wierzytelności) – w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu przetwarzania,
• podmiotom świadczącym usługi pomocy technicznej udzielanej Administratorowi i dostawcom rozwiązań informatycznych umożliwiających prowadzenie Administratorowi działalności (dla przykładu dostawcy oprogramowania, dostawcy poczty elektronicznej i hostingu) – Administrator udostępnia dane osobowe działającemu na jego zlecenie zaufanemu dostawcy wyłącznie w przypadku i w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu przetwarzania,

VI. OBOWIĄZEK LUB BRAK OBOWIĄZKU PODANIA DANYCH OSOBOWYCH

W ramach prowadzonej działalności Administrator może udostępniać dane osobowe podmiotom zewnętrznym (podwykonawcom świadczącym usługi dla Administratora), w szczególności dostawcom odpowiedzialnym za obsługę systemów informatycznych i sprzętu IT, podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne, pocztowe, kurierskie czy agencjom rekrutacyjnym.

W ramach prowadzonej działalności Administrator może udostępniać dane osobowe zakładom ubezpieczeń i podmiotom działającym w ich imieniu (np. zewnętrzna likwidacja szkód), a także innym podmiotom rynku finansowego (np. bankom, firmom leasingowym), w celu przygotowania, zawarcia i wykonania umowy ubezpieczenia.

Każdemu z odbiorców danych Administrator przekazuje tylko te dane, które są niezbędne dla wykonania danych usług.

Administrator ma również obowiązek prawny ujawniania wybranych informacji dotyczących osoby, której dane dotyczą, właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

VII. UPRAWNIENIA W ZWIĄZKU Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH

Osobom, których dane dotyczą przysługują następujące prawa:

• Prawo dostępu do treści swoich danych osobowych – na tej podstawie osoba, której dane dotyczą jest uprawniona do uzyskania od Administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące, a jeżeli tak, jest uprawniona do uzyskania od Administratora kopii danych podlegających przetwarzaniu (art. 15 RODO).
• Prawo do sprostowania danych – na tej podstawie osoba, której dane dotyczą ma prawo żądania od Administratora sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które są nieprawidłowe oraz żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych (art. 16 RODO).
• Prawo do usunięcia danych – na tej podstawie osoba, której dane dotyczą ma prawo żądania od Administratora usunięcia dotyczących jej danych osobowych, a Administrator ma obowiązek usunąć te dane, jeżeli przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane (art. 17 RODO).
• Prawo do ograniczenia przetwarzania – na tej podstawie osoba, której dane dotyczą ma prawo żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych. W razie zgłoszenia takiego żądania Administrator zaprzestaje wykonywania operacji na danych osobowych wskazanych w żądaniu i ogranicza się wyłącznie do ich przechowywania (art. 18 RODO).
• Prawo do przenoszenia danych – na tej podstawie – w zakresie, w jakim dane osobowe są przetwarzane w związku z zawartą umową lub wyrażoną zgodą – osoba, której dane dotyczą ma prawo otrzymać od Administratora, w ustrukturyzowanym i powszechnie używanym formacie dane osobowe jej dotyczące oraz zażądać by dane osobowe zostały przesłane przez Administratora innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe (art. 20 RODO).
• Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych – na tej podstawie osoba, której dane dotyczą ma prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w celach marketingowych, bez konieczności uzasadnienia takiego sprzeciwu. Osoba, której dane dotyczą może również sprzeciwić się innemu przetwarzaniu danych osobowych, które odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu prawnego Administratora (np. dla celów statystycznych albo ze względów związanych z ochroną mienia), jednakże w tym przypadku sprzeciw wymaga uzasadnienia (art. 21 RODO).
• Prawo do wycofania zgody – jeżeli dane osobowe przetwarzane są na podstawie wyrażonej zgody, osoba, której dane dotyczą ma prawo ją wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem (art. 7 RODO).
• Prawo do skargi – jeżeli osoba, której dane dotyczą uzna, że przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy związane z ochroną danych osobowych, ma prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (art. 77 RODO).

Wniosek dotyczący realizacji wyżej wymienionych można złożyć w formie pisemnej albo drogą e-mailową w oparciu oddane kontaktowe wymienione w punkcie II.

Odpowiedź udzielana jest przez Administratora za pośrednictwem poczty tradycyjnej. Jeśli osoba, której dane dotyczą, przekazała swoje żądanie elektronicznie, w miarę możliwości odpowiedź udzielana jest elektronicznie (e-mail) chyba, że osoba ta zażąda innej formy.